5 étapes pour choisir un outil de gestion de projet

Les systèmes de gestion de projet sont des outils que toute entreprise, quelle que soit sa taille, peut utiliser, dans presque tous les secteurs. Et dans la construction, où un projet qui n'est pas étroitement et soigneusement géré peut conduire à d'innombrables heures de travail gaspillées sans parler des pertes de revenus, la gestion de projet ne peut être négligée.

Quelle que soit l'organisation de votre équipe de projet, il est impératif d'identifier un logiciel de gestion de projet pour votre entreprise. Le bon outil pour votre entreprise peut contribuer au bon déroulement des projets, en particulier lorsqu'ils se produisent en parallèle, et que la confusion et les délais manqués sont les plus susceptibles de se produire.

Le logiciel ou le système de gestion de projet que vous choisissez doit surveiller l'état de vos projets à l'aide de rapports et de listes de tâches. Il doit automatiquement suivre le temps passé sur les projets, et stocker et lier tous les e-mails et fichiers aux projets pertinents.

Nous pouvons passer tout le temps du monde à élaborer les plans les plus élaborés, mais la nature humaine est assez simple: hors de vue, hors de l'esprit. C'est avant tout la principale raison pour laquelle les plans échouent.Un bon système de gestion de projet gardera tout à l'esprit en vous le présentant dans un format visuel clair, tout en vous informant constamment de l'état d'avancement de vos projets d'entreprise.

Mais avec autant d'options disponibles, en termes de systèmes qui promettent de faire exactement cela, comment faire pour choisir le bon système? En réponse à cela, voici cinq conseils et étapes à prendre en compte pour vous aider dans le choix du logiciel ou de l'outil de gestion de projet le mieux adapté à vos besoins commerciaux:

Pourquoi avez-vous besoin d'un outil PM?
Il est important d'abord d'identifier exactement pourquoi vous avez besoin d'une plate-forme. Une partie de ce processus consiste à répertorier les «points faibles» potentiels de votre entreprise et les principales parties prenantes qui piloteront l'outil de gestion de projet. Une fois que vous pouvez répondre à ces questions, il est plus facile de parcourir les différentes offres.

Patauger dans le désordre
Il existe un certain nombre de systèmes disponibles en ligne. Les plates-formes de gestion de projet sont généralement faciles à mettre en œuvre, mais un soutien à long terme est la clé.

Assurez-vous d'évaluer le portail d'assistance d'une plate-forme potentielle avant de vous inscrire et de payer.

Tirer parti du cloud
De nombreux outils de gestion de projet sont des plates-formes cloud basées sur le Web. Naturellement, beaucoup hésitent à transférer toutes leurs données dans le cloud.

Très souvent, les gens d'affaires ont des préoccupations en ce qui concerne le Cloud: vos données sont consultées par votre fournisseur de services, votre fournisseur de services est piraté et vos données sont volées, votre fournisseur de services fait faillite ou perd vos données.

Ces préoccupations sont valables et un signe clair que vous êtes un homme d'affaires prudent. Cependant, ils peuvent être atténués.

Un fournisseur de services cloud fiable garantit qu'il reste à jour avec les normes et les réglementations du secteur en constante évolution. Au moins, recherchez un fournisseur de cloud qui utilise le cryptage SSL 512 bits, qui est le même type de cryptage que celui utilisé dans les services bancaires en ligne. Si, lorsque vous interrogez un fournisseur à ce sujet, il ne peut pas répondre, cherchez ailleurs. Le fournisseur de cloud que vous recherchez doit exécuter des sauvegardes périodiques (au moins sur une base quotidienne). Cela signifie qu'en cas de problème, ils pourront récupérer vos informations.

Les serveurs d'un fournisseur de services cloud de haut niveau s'exécutent dans des centres de données à la pointe de la technologie avec redondance d'alimentation, mise en miroir matérielle et plusieurs connexions Internet.

Et enfin, les meilleurs fournisseurs de cloud n'accèdent jamais à vos données sans votre autorisation claire et explicite.

Alors oui, si vous pouvez trouver le fournisseur de services qui peut répondre à toutes vos préoccupations de sécurité concernant le cloud, les avantages l'emportent largement sur les risques.

Commencer
Le déploiement rapide d'un outil ou d'un logiciel de gestion de projet dépend de la structure et de la taille de votre entreprise. Cependant, les meilleurs outils doivent être suffisamment simples à mettre en œuvre sans recourir à des spécialistes externes. Vous ne devriez avoir besoin de spécialistes qu'une fois que le système est en place et que vous souhaitez l'adapter ou l'affiner, ou son processus, pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.

Récolter les fruits
En tant que chef d'entreprise ou propriétaire, vous avez désormais accès à des informations, notamment qui travaille sur quoi, quelles tâches sont terminées et en suspens, combien de temps a été consacré au projet et quel est l'état de votre budget. Travaillez en étroite collaboration avec votre fournisseur pour vous assurer que vous obtenez les bonnes données de votre outil. Je veux dire par là que les meilleurs fournisseurs ou outils de gestion de projet ne sont pas des produits fixes statiques, mais plutôt des outils qui peuvent être adaptés pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise particulière. Si le ou les services que vous envisagez ne peuvent pas, ne peuvent pas, ne peuvent pas - ou pour être plus honnête, ne les offrent pas, alors ce ne sont pas les services pour votre entreprise.