Comme de nombreux projets continuent à apparaître sur le marché africain, il est nécessaire que les gestionnaires de projet s'assurent qu'ils se terminent à temps et de manière réussie. Voici cinq erreurs mortelles de la gestion de projet:
À qui appartient le projet?
L'erreur:
La nature des projets est en constante évolution et le changement rencontre souvent des résistances. Les gens n'aiment pas le changement, ils doivent donc savoir qu'il est nécessaire et quels avantages cela apportera. Pour qu'un projet apporte des changements, il a besoin du soutien de la haute direction. Sans cela, le projet avancera très lentement. Le sponsor (la haute direction) est la personne qui fait avancer le changement et le projet est le mécanisme du changement. Un projet sans le soutien de la haute direction aura du mal.
La solution:
Assurez-vous d'avoir le soutien de haut en bas de la haute direction. Il doit y avoir une communication directe du sponsor aux parties prenantes. Le message doit être: «nous sommes sérieux, cette chose va se passer donc vous êtes avec nous ou vous ne l'êtes pas» et méfiez-vous de ceux qui ne le sont pas.
Veillez en tant que chef de projet à vous assurer que le sponsor ne prend pas en charge le projet et ne devienne pas le chef de projet de fait.
Impliquer les utilisateurs
L'erreur:
Le manque d'entrée et d'implication des utilisateurs est la recette d'un mauvais projet. Cela peut être dû à la mentalité «nous savons ce que vous voulez» du département informatique ou au manque d'intérêt du client. Dans tous les cas, cela doit être évité.
La solution:
Le service informatique doit prendre le temps de comprendre les exigences du client avant de proposer une solution technique. Souvent, le service informatique est aveuglé par les dernières nouveautés disponibles et essaie de répondre aux exigences. D'autre part, les clients doivent consacrer le temps et les efforts nécessaires pour assurer la réussite du projet en interagissant avec le service informatique et en s'assurant que toutes les exigences ont été entièrement définies. Assurez-vous d'avoir parlé à toutes les parties prenantes pour recueillir leurs exigences et qu'elles continuent à travailler avec vous pendant toute la durée du projet.
Arrêt du fluage de la lunette
L'erreur:
Le fluage de la portée est la cause de plus d'échecs de projet qu'autre chose. Ne pas savoir exactement ce qu'un projet vise à livrer ou se lancer dans un accès d'enthousiasme, mais rien d'autre, est une recette pour l'échec.
La solution:
Assurez-vous que l'analyse de rentabilisation, les exigences et la portée sont clairement définies et documentées. Assurez-vous que les parties prenantes les comprennent et les approuvent. Tenez-vous-en strictement à la portée et si des changements sont nécessaires, soumettez-les à un processus de gestion des changements où ils sont documentés, justifiés puis approuvés.
Gérer les attentes
L'erreur:
On s'attend souvent à ce que ce soit comme une baguette magique que vous agitez et soudainement un miracle se produit. Au cours d'un projet technologique, les attentes peuvent gonfler à un degré ridicule. C'est le rôle du chef de projet de gérer les attentes à un niveau raisonnable.
La solution:
Une façon d'éviter cela est de diviser un projet en plusieurs parties ou phases plus petites. J'assimile cela à une machine à saucisses, où vous introduisez la matière première à une extrémité et en sortez sous forme de petits emballages ou de saucisses parfaitement formés à l'autre extrémité. La même chose peut se produire avec les projets informatiques où vous prenez de petits paquets d'exigences et les transmettez à travers la machine, produisant plusieurs livrables au cours de la vie d'un projet. De cette façon, vous gérez les attentes en effectuant des livraisons fréquentes pour démontrer ce que la technologie peut réellement offrir. Cette approche garantit que le projet répond aux attentes des clients en leur donnant une visibilité précoce de ce que vous construisez.
Comprendre le lingo
L'erreur:
Vous êtes-vous déjà tenu à côté d'un groupe de professionnels de l'informatique (ou des processus) et vous êtes-vous déjà demandé de quoi diable ils parlaient. C'est comme un tout nouveau langage et c'est souvent le cas pour les non-informaticiens. Le piège survient lorsque le client et le service informatique pensent qu'ils parlent la même langue alors qu'en fait ils ne le sont pas. Cela conduit à un problème lorsque le service informatique fournit ce qu'il a compris que le client voulait et il s'avère que c'est quelque chose de différent.
La solution:
Les problèmes de communication sont les plus difficiles à résoudre car c'est souvent seulement en regardant en arrière que le problème est identifié. Une communication régulière et une relation de travail étroite avec le client seront utiles. Ce dont vous avez vraiment besoin, c'est d'une personne avec un pied dans les deux camps. Quelqu'un qui comprend aussi bien l'entreprise que l'informatique. Si vous pouvez identifier cette personne, assurez-vous de la garder, elle est extrêmement précieuse. Si vous ne parvenez pas à trouver cette personne, la meilleure option consiste à avoir deux personnes, une de l'entreprise et une de l'informatique. En travaillant en étroite collaboration et en partageant des informations, ils peuvent minimiser les problèmes de communication.
Et enfin…
En 1995, le groupe Standish a interrogé les responsables informatiques sur leurs opinions sur les raisons du succès des projets. Les trois principales raisons pour lesquelles un projet réussira sont l'implication des utilisateurs, le soutien de la direction et un énoncé clair des exigences. Se concentrer uniquement sur ces trois aspects donnera à votre projet de bonnes chances de succès.
Ne soyez pas victime d'un projet raté, mettez en place des mesures qui assureront votre succès. Après tout, ce n'est pas sorcier!
