Voici 7 défis majeurs auxquels les chefs de projet (PM) sont confrontés et comment les relever:
Problème n ° 1: Les membres de l'équipe ne savent pas ou ne comprennent pas leurs responsabilités, ne sont pas propriétaires de leur part du projet.
Comment un bon PM gère le problème de responsabilité: Les bons chefs de projet permettent aux membres de l'équipe de savoir, dès le départ, qui est responsable de quoi - et énonce clairement les attentes.
«La mise en place proactive de la structure de prise de décision, y compris la place de toutes les parties prenantes clés, est essentielle», déclare Tom Treanor, directeur du marketing de contenu et des médias sociaux chez Wrike, un fournisseur de logiciels de gestion de projet.
Problème n ° 2: Faire en sorte que le personnel clé se soit retiré du projet, temporairement ou définitivement.
Comment un bon PM gère les problèmes liés aux ressources: «Les responsables informatiques exceptionnels sont maîtres pour équilibrer l'offre (ressources) et la demande (briser / résoudre les problèmes parallèlement au projet)», déclare Liz Pearce, PDG de LiquidPlanner, une solution de gestion de projet.
Selon elle, ils utilisent un «système de gestion de projet qui offre une visibilité des ressources et des outils de prévision, afin que les PM puissent [prendre rapidement des décisions, réaffecter les ressources et] finalement réduire les délais.»
Une autre façon pour les bons chefs de projet de gérer les membres de l'équipe entraînés dans plusieurs directions? En convaincant la direction que la suppression d'un membre essentiel de l'équipe pourrait retarder le projet (ou pire).
«Je sais que je ne gagnerai pas le combat pour garder mon meilleur développeur [ou choisir le membre clé de votre équipe] sans faits», déclare Steve Caseley, chef de projet et formateur pour CBT Nuggets, une société de formation à la certification informatique.
«Je retravaille donc mon emploi du temps en conséquence, puis je présente au patron l'évaluation d'impact, [expliquant] que mon projet aura maintenant deux semaines de retard et dépassera le budget de 45,000 XNUMX $ en raison de la perte d'expertise en la matière et de la courbe d'apprentissage [de son remplaçant]. " Le résultat: «Cette analyse d’impact factuelle suffira souvent à renverser la décision.»
Problème n ° 3: Ne pas respecter les délais
Comment un bon PM gère les délais (souvent changeants): pour éviter de manquer des délais, «j'attribue aux membres de mon équipe des délais spécifiques pour leurs parties du projet - et les dates que je donne sont toujours bien antérieures à ce dont j'ai réellement besoin [quoi que ce soit]», dit Ashley Schwartau, directeur créatif, Production, The Security Awareness Company. "De cette façon, si quelque chose doit être [corrigé], il reste suffisamment de temps pour des changements et un autre examen."
En outre, il est utile de pouvoir diviser le projet en segments ou jalons gérables, chaque segment ou jalon étant «suffisamment espacé pour vous laisser le temps d'apporter des modifications avant la livraison finale».
Problème n ° 4: Fluage portée.
Comment un bon PM gère le fluage de la portée: «Les changements affectant les exigences arrêtent presque toujours les projets dans leur élan», note Jun Bucao, PMP, chef de projet / programme senior, HP Technology Services Consulting. «Un bon PM devra documenter le changement, valider, évaluer ses impacts, trouver une solution et faire approuver la demande de changement avant d'exécuter la solution», dit-il.
«Un bon PM, cependant, fera une gestion proactive des risques et de la qualité tout au long; et pas seulement réagir aux changements », soutient Bucao. «Lors de la planification, le PM s'assure que toutes les parties prenantes essentielles, par exemple, les sponsors, les PME, les utilisateurs finaux ou d'autres personnes d'influence, sont identifiées et restent engagées pour minimiser les surprises et maintenir les écarts futurs au minimum ou à zéro.
