Comme nous le savons tous, rien n'impressionne un propriétaire de projet comme voir son projet se terminer à temps sans oublier de garder le budget à portée de main.
Par conséquent, les chefs de projet ont la responsabilité de s'assurer que les parties prenantes et le personnel du projet sont heureux et ici et les cinq principaux objectifs les plus importants que les chefs de projet doivent respecter.
Objectif 1: Terminer à temps
Nul doute que terminer un projet à temps est l'objectif de gestion de projet le plus ancien mais le plus délicat du livre.
La plupart des chefs de projet l'ont à l'esprit, mais ils échouent manifestement à livrer pour diverses raisons qu'ils invoquent souvent.
Pour atteindre cet objectif, vous devez gérer votre portée avec beaucoup de soin. Implémentez un processus de contrôle des modifications afin que toutes les modifications apportées à la portée soient correctement gérées. Gardez toujours votre plan à jour, en enregistrant les progrès réels par rapport aux progrès prévus. Identifiez les écarts par rapport au plan et corrigez-les rapidement.
Objectif 2: terminer sous le budget
Pour vous assurer que les coûts de votre projet ne montent pas en spirale, vous devez définir un budget de projet au début pour effectuer la comparaison. Incluez dans ce budget tous les coûts du projet qui en résulteront, qu'ils soient liés aux personnes, à l'équipement, aux fournisseurs ou aux matériaux. Déterminez ensuite le coût de chaque tâche de votre plan et suivez les écarts par rapport à ce plan.
Assurez-vous que si vous dépensez trop pour certaines tâches, vous sous-dépenserez pour d'autres. De cette façon, vous pouvez contrôler vos dépenses et livrer sous le budget (ou au moins l'atteindre).
Objectif 3: répondre aux exigences
Que les exigences de votre projet soient d'installer un nouveau système informatique, d'actualiser un site Web ou de consolider des centres de données, votre projet doit produire des solutions qui répondent à 100% à ces exigences.
L'astuce ici est de vous assurer que vous avez un ensemble d'exigences suffisamment détaillé au début. Si les exigences sont ambiguës de quelque manière que ce soit, alors ce qui était initialement considéré comme un petit travail pourrait devenir énorme et prendre un temps et des ressources précieux.
Objectif 4: garder les clients heureux
Vous pourriez terminer votre projet à temps, en deçà du budget et avoir satisfait à 100% des exigences, tout en ayant des clients mécontents. C'est généralement parce que leurs attentes ont changé depuis le début du projet et n'ont pas été correctement gérées.
Pour vous assurer que votre sponsor de projet, votre client et les autres parties prenantes sont satisfaits à la fin de votre projet, vous devez gérer leurs attentes avec soin. Assurez-vous de toujours les tenir correctement informés des progrès. «Restez réaliste» en leur donnant une vision claire des progrès accomplis à ce jour. Laissez-les exprimer régulièrement leurs préoccupations ou leurs idées. Dites-leur dès le départ que vous ne pouvez pas livrer à temps ou quand un changement doit être apporté. L'ouverture et l'honnêteté sont toujours les meilleurs outils pour définir les attentes des clients.
Objectif 5: garder les membres de l'équipe heureux
Si vous pouvez atteindre les quatre objectifs précédents avec une équipe heureuse, vous serez plus que disposé à tout refaire pour le prochain projet. Et c'est aussi ce que ressentira votre personnel. La satisfaction du personnel est essentielle à la réussite de votre projet.
Alors gardez votre équipe heureuse en les récompensant et en les reconnaissant pour leurs succès. Attribuez-leur un travail qui complète leurs forces et effectuez des exercices de consolidation d'équipe pour remonter le moral. Avec une équipe heureuse et motivée, vous pouvez tout accomplir.
