Le rôle du bureau dans le travail de toute entreprise moderne ne peut être surestimé. Un même local peut devenir à la fois gage d'un développement stable pour une entreprise et cause de ruine pour une autre. Malheureusement, de nombreux entrepreneurs, en particulier les débutants, commettent de graves erreurs lors du choix des locaux. Voyons comment choisir un bureau pour que les avantages de sa location compensent pleinement les coûts de son entretien.
Aujourd'hui, vous pouvez louer un bureau partout dans le monde - vous pouvez trouver bureaux à Chicago, Paris, Londres, Hong Kong ou n'importe où ailleurs. L'essentiel est d'avoir une liste de choses à faire attention lors de la location.
Tâches de bureau
La première chose à comprendre clairement est le but du bureau moderne. Alors, à quoi peut exactement servir le bureau :
- pour le travail des employés qui interagissent constamment avec les clients de l'entreprise ;
- pour le fonctionnement du service d'assistance de l'entreprise (sous la forme d'un centre d'appels, pour le placement à distance de spécialistes techniques ou d'emplois de secours) ;
- organiser des négociations, des séminaires, des formations, des conférences et d'autres événements ;
- accueillir l'équipe dirigeante de l'entreprise ;
- pour obtenir une adresse légale.
En comprenant le but, il est beaucoup plus facile de déterminer correctement les critères de choix d'un espace de bureau.
Localisation
L'emplacement peut être considéré comme l'un des facteurs les plus importants lors du choix d'un bureau moderne. Le tarif de location dépend entièrement de la localisation des locaux.
Le bureau doit être situé dans un centre d'affaires prestigieux ou dans un bâtiment séparé du centre-ville. Le principal critère de choix d'une chambre dans ce cas est le statut.
Un bureau pour héberger un service d'assistance ou des travaux de sauvegarde peut très bien être situé à la périphérie. L'essentiel est une surface suffisante et une accessibilité adéquate des transports pour que les employés puissent facilement se rendre sur le lieu de travail.
Le bureau d'interaction avec les clients doit être situé à distance de marche de la station de métro, de préférence dans le centre-ville. Lors du choix d'un emplacement, vous devez tenir compte à la fois de la répartition territoriale des clients potentiels et de l'emplacement des bureaux des concurrents.
Le bureau pour les événements doit également avoir une bonne accessibilité aux transports et un emplacement pratique dans le centre.
Le bureau d'obtention d'une adresse légale peut être situé dans n'importe quelle zone.
L'accessibilité des transports et l'emplacement pratique sont les principaux éléments à prendre en compte lors du choix d'une salle où vous recevrez des clients et des partenaires, organiserez des négociations et d'autres événements. Personne ne veut passer une demi-journée à se rendre à votre bureau.
Prix
Bien sûr, chaque entreprise peut avoir un budget différent pour la location d'un bureau moderne, il est donc impossible de donner ici un conseil universel. Nous ne pouvons identifier que les principaux facteurs qui affectent le prix:
- Localisation et accessibilité des transports. Plus on est proche du centre-ville et des infrastructures de transport, plus c'est cher.
- En règle générale, la location d'une chambre spacieuse de 1 m² est moins chère que la location d'un petit bureau.
- Les bureaux avec de bonnes finitions coûteront plus cher que ceux qui nécessitent des réparations majeures. Cependant, la différence de prix peut être compensée par les vacances dites de location pendant la durée de la réparation.
- Infrastructures et services annexes : parking, sécurité, accès internet, matériel de conférence, etc.
Etat de réparation
Les exigences relatives à l'état des locaux sont bien sûr dictées par les mêmes objectifs que vous vous êtes fixés pour le bureau. Un centre d'appels ou un service d'assistance technique peut être placé dans une pièce avec une redécoration peu coûteuse. Et la haute direction d'une grande entreprise doit simplement être située dans un bureau avec des finitions coûteuses et de haute qualité.
Il est logique de louer des bureaux rénovés si le style corporatif de l'entreprise n'impose pas d'exigences particulières à l'intérieur. Pour le reste, il est logique de ne pas se focaliser sur la finition.
Infrastructure
Chaque employeur est tenu de fournir au moins un niveau minimum de service et de commodité à ses employés. Vos employés seront reconnaissants d'avoir accès à l'infrastructure suivante :
- Cantine, café bon marché, ou au moins un supermarché à distance de marche du bureau. Peu de gens ont l'habitude de prendre leurs repas à la maison, donc un service de restauration abordable sera un gros avantage.
- L'option idéale est un bureau situé à 5-10 minutes à pied de la station de métro ou des arrêts de transports en commun, ou une livraison tout au long de la journée.
- Banque à distance de marche.
Services
Que peut théoriquement proposer, en plus des murs, le propriétaire des lieux ou la société de gestion :
- ensembles de mobilier de bureau;
- Téléphonie et accès Internet;
- Équipements pour les conférences et les communications vidéo (projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones) ;
- Sécurité de l'installation, y compris les systèmes de vidéosurveillance ;
- Service de nettoyage;
- Accès limité au bureau (contrôle d'accès);
- Restauration;
- Maintenance (électricité, communications d'ingénierie);
- Systèmes de sécurité incendie (systèmes d'alarme, systèmes d'extinction automatique d'incendie, etc.);
- Livraison de correspondance corporative, etc.
Equipement technique
En fonction des spécificités des activités de l'entreprise, il convient également de prêter attention aux paramètres suivants :
- Puissance maximale de l'électricité ;
- Approvisionnement en eau et assainissement ;
- Systèmes de protection contre les incendies ;
- La charge maximale admissible sur les planchers.
Résumé
Comme il devient clair, quand choisir un espace bureau, il faut prévoir beaucoup de nuances. Compte tenu de l'extrême diversité du marché immobilier, la meilleure solution est de contacter l'entreprise qui vous aidera à louer. Des professionnels expérimentés vous aideront à choisir l'espace le mieux adapté à vos besoins et aux spécificités de votre entreprise.
