Le déménagement de bureaux fait partie de la vie des travailleurs et des entreprises du bâtiment. Une fois qu'un travail se termine, il est temps de fermer l'atelier et de déménager sur le site d'un nouveau projet dès que possible (et sans trop dépenser pour cet effort, si possible).
Mais déménager n'est pas une tâche facile.
De plus, dans la construction, vous ne vous contentez pas de déménager des bureaux. Vous avez souvent d'autres soucis, comme devoir déménager des équipes entières et trouver un logement pour tout le monde. De plus, vous devrez peut-être déplacer de l'équipement, du matériel, etc.
Pourtant, il existe un moyen de garder une trace de tout sans gaspiller de précieuses ressources comme du temps ou de l'argent. Pour vous aider, nous avons recueilli plusieurs recommandations et conseils d'entreprises de construction chevronnées qui ont traversé un ou deux déménagements.
1. Planifier, planifier, planifier
La meilleure chose que vous puissiez faire pour assurer le succès du déménagement de votre bureau de construction est de commencer à planifier le déménagement de votre bureau bien à l'avance. Cela comprend la création d'une liste de contrôle (ou plusieurs), la définition d'un calendrier et l'établissement d'un budget.
Vous devez également créer une équipe de déménagement qui comprendra des membres fiables de votre personnel qui ont d'excellentes compétences en organisation et en planification. Par ici, le déménagement deviendra moins stressant puisqu'il y aura plus de personnes qui s'occuperont des tâches importantes.
Par exemple, certaines entreprises de construction doivent également se préoccuper de déplacer de l'équipement lourd d'un endroit à un autre. Si tel est votre cas, demandez à l'équipe de trancher entre l'embauche d'une entreprise de déménagement supplémentaire spécialisée dans ce genre de tâche et la prise en charge de la tâche en interne. Si vous décidez d'externaliser le projet, vous devrez peut-être revoir le budget de déménagement.
2. Engagez un professionnel
Bien que certaines entreprises de construction aient les moyens et les personnes nécessaires pour gérer elles-mêmes le déménagement, il est préférable de travailler avec un déménageur professionnel.
De plus, une entreprise de déménagement professionnelle ayant de l'expérience dans les déménagements de bureaux peut vous fournir des services supplémentaires, comme l'emballage et le déballage, l'aide au démontage et au remontage des meubles et des conseils sur la façon de minimiser les temps d'arrêt pendant le déménagement.
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3. Étiquetez tout clairement
L'une des raisons pour lesquelles le déménagement est si stressant pour de nombreux bureaux d'entreprises de construction est qu'il est facile de perdre ou d'égarer des fichiers, des documents et des équipements importants. Cela est particulièrement vrai dans le cas d'une entreprise de construction, où vous devez constamment gérer des plans, des plans de construction, etc.
Alors, créez un système d'étiquetage à l'épreuve des balles et assurez-vous que toute l'équipe de déménagement en est consciente. Par exemple, il est utile d'étiqueter les cartons avec leur contenu et la pièce à laquelle ils appartiennent. Cela peut faire gagner du temps lors du déballage et éviter que des objets ne se perdent ou ne soient égarés.
Il est également utile de créer une feuille de suivi, où vous notez chaque étiquette (ou étiquette), la boîte à laquelle elle est attachée et le contenu de la boîte. Ajoutez également la ou les personnes chargées de manipuler chaque boîte et son emplacement prévu dans le nouveau bureau. De cette façon, au cas où quelque chose manquerait, vous sauriez à qui vous adresser à ce sujet.
4. Informer les clients et les fournisseurs
Oui, vous venez peut-être de terminer un projet, mais vous voulez tout de même vous assurer que les clients anciens et existants peuvent vous contacter. Il en va de même pour les fournisseurs : vous ne voulez pas que des envois soient envoyés par erreur à votre ancien emplacement.
Donc, avant de quitter définitivement votre ancien emplacement, informez les fournisseurs et les clients de votre déménagement. N'oubliez pas non plus de mettre à jour votre site Web, vos cartes de visite et d'autres supports marketing pour refléter votre nouvel emplacement.
Emballer
Le déménagement peut être facile si vous vous y préparez. Cependant, ne vous attendez pas à ce que tout se passe comme prévu - il y a toujours quelque chose qui ne veut pas s'adapter à votre système soigneusement conçu, alors restez flexible et préparez-vous à l'inattendu.
