L'un des plus grands défis auxquels sont confrontées les organisations de projet est le dépassement des coûts, car statistiques montrer que plus le projet est grand, plus la probabilité de dépassement est élevée. Cela tient souvent à plusieurs raisons, bien que la majorité des budgets de projets qui connaissent des dépassements de budget soient dus à une mauvaise planification, combinée à un manque de visibilité dans la gestion des coûts et du budget.
1) Absence de planification adéquate au démarrage du projet
Il est courant que les projets démarrent dos à dos, ce qui conduit souvent les responsables de projet à ne pas préparer et planifier correctement les projets à venir. Pour les grands projets en particulier, les coûts estimés auraient facilement pu être rassemblés des mois, voire des années, avant que le budget ne finisse sur le tableau du responsable du projet, et les coûts réels de certaines tâches peuvent avoir changé.
Le chef de projet devrait prendre 1 à 2 semaines pour traiter le budget et fixer des coûts réalistes pour les comptes. Cela permet d'anticiper les menaces budgétaires potentielles dès le début, évitant ainsi les surprises indésirables sur la route.
Une fois l’analyse et la planification terminées, les membres de l’équipe de gestion et le chef de projet doivent ensuite procéder ensemble à l’analyse et fixer l’objectif des coûts du projet, notamment en décidant de la prime pour le chef de projet lorsque la livraison est terminée comme prévu.
2) Le budget n'est que partiellement géré
Pour un certain nombre d’organisations avec lesquelles nous avons eu la chance de parler ici à Fizure, le budget n’est que partiellement géré. Parfois, il n’ya que la liste des articles et la somme des dépenses.
Il va sans dire que les coûts sont impossibles à suivre avec précision lorsqu'il n'existe pas de liens suffisants avec la liste des dépenses initiales en matériaux, unités et quantités établie par le concepteur.
Les informations de prévision initiales qui ont été effectuées par l'estimateur sont souvent manquantes, mais le prix final est en train d'être établi sur la base de cette estimation. Un tel manque d'informations rend difficile, voire impossible, de voir qui est réellement responsable des erreurs au niveau comptable - par exemple, si le concepteur a rassemblé de mauvaises estimations matérielles, l'estimateur fait un mauvais travail d'estimation, ou le projet le directeur a négocié une mauvaise affaire. De plus, si les budgets ne sont que partiellement gérés, les informations de coût pertinentes pour les estimateurs deviennent sévèrement limitées en termes d'accès.
3) L'absence de codes de coût entraîne un manque de visibilité et un accès limité à la veille stratégique
Il est étonnamment courant que les budgets de projet soient codés différemment dans la même entreprise. Toutefois, ces codes de coûts doivent être considérés comme un langage commun pour décrire les projets, ce qui permet de les suivre pour les parties prenantes, notamment l’équipe de gestion, les auditeurs, les estimateurs, les gestionnaires de projet et les ingénieurs de projet.
Utiliser les mêmes codes de coûts pour l’ensemble de la société est la clé pour accéder à et utiliser l’intelligence d’affaires afin d’analyser les coûts des articles au niveau de l’entreprise pour plusieurs projets, d’accéder et d’utiliser des données historiques telles que les coûts contractés, d’évaluer les performances des membres de l’équipe, etc.
4) Les emplois budgétés ne sont pas divisés en phases chronologiques claires
Dans un certain nombre de cas, nous avons constaté que les chefs de projet ne disposent pas de budgets bien structurés. Il y a simplement une liste d'articles et leurs différents coûts. Un tel budget ne donne pas un aperçu clair de la façon dont le projet progresse, si les étapes initiales du travail ont produit des revenus supplémentaires ou ont connu un dépassement, ou si les phases ultérieures du projet doivent trouver d'autres moyens de planification et d'économies.
Tout budget donné doit être structuré en phases chronologiques claires. Par exemple, tous les coûts liés aux travaux au sol doivent être classés dans une catégorie, les travaux de fondation dans la catégorie suivante, etc. Cela signifie que lorsque la phase des travaux de fondation se termine et que la prochaine étape des travaux commence, vous comprenez clairement les objectifs pour la phase ont été globalement atteints.
5) Suivi des revenus et des dépenses uniquement
Dans un certain nombre d’organisations, l’équipe de gestion détermine uniquement si le revenu du projet actuel dépasse les dépenses. Dans un tel cas, l’objectif principal du responsable de projet est de trouver les moyens permettant au revenu de dépasser les dépenses à chaque étape du projet.
La stratégie consiste à retarder le paiement du sous-traitant de toutes les manières possibles et à trouver des moyens de négocier des paiements plus élevés avec le client initial. Le problème ici, avec seulement le suivi des revenus par rapport aux dépenses, est qu’au cours des phases ultérieures du travail, lorsque le projet touche à sa fin et que tout semble bien se passer avec le compte de résultat, les coûts différés commencent à arriver. Les bénéfices apparents peuvent facilement se transformer en pertes inattendues au cours des toutes dernières étapes du projet.
6) Pas de contrôle en temps réel des coûts au niveau des détails
Les budgets gérés sur des feuilles de calcul et dans différents codes de coûts sans suivi des objectifs fixés, et qui sont stockés dans des dossiers séparés sur des ordinateurs ou sur des plates-formes de partage de fichiers, ne permettent pas de contrôler les coûts du projet au niveau du compte en temps réel.
Être capable de contrôler les coûts de travail au niveau du compte dans tous les projets permet aux chefs de projet de détecter immédiatement les erreurs lorsqu'elles se produisent et de prendre les mesures appropriées. Être capable de suivre les coûts des travaux en temps réel permet d'attribuer des phases de projet à des collègues chefs de projet.
Par exemple, si un chef de projet est absent du travail ou ne peut être rejoint pour une raison quelconque, il est toujours facile de suivre et de comprendre les actions précédentes du projet et de les suivre.
De plus, la direction a un contrôle total sur tous les projets et peut repérer les erreurs lorsqu'elles se produisent dans les budgets. Les estimateurs peuvent également accéder aux données sur les coûts des projets lorsque les budgets sont correctement gérés, avec des unités et des coûts estimés par rapport aux dépenses.
7) Le processus de suivi du budget et de gestion des coûts de projet prend beaucoup de temps
Il est surprenant de voir combien de temps les chefs de projet consacrent à la gestion des coûts et du budget des projets. En interrogeant les chefs de projet sur ce sujet, nous avons constaté que, en particulier sur les projets à grande échelle, les chefs de projet peuvent consacrer jusqu'à 25% de leur temps à la gestion financière. Cela signifie simplement que les membres clés de l'équipe d'organisation du projet perdent leur temps à des tâches ennuyeuses.
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