Dans le monde en évolution rapide d'aujourd'hui, les projets de construction deviennent des projets de plus en plus complexes qui nécessitent une planification, une coordination et une exécution méticuleuses. Dans le cas de grands projets de construction (ceux dont la superficie bâtie totale est supérieure à 2 millions de SFT), plusieurs parties prenantes peuvent être impliquées et des changements imprévus peuvent donner lieu à des éléments sans appel d'offres.
Les articles sans appel d'offres (NT) sont les matériaux ou services qui ne sont pas initialement inclus dans l'offre originale ou dans le dossier de soumission. Dans cet article, nous approfondirons le concept des éléments NT dans la construction, explorerons pourquoi un élément devient un NT et comment celui-ci peut être géré efficacement.
Comprendre les articles sans appel d'offres (NT) :
Les articles NT font référence aux composants ou éléments d'un ensemble particulier qui ne sont pas explicitement spécifiés dans les documents d'appel d'offres initiaux ou dans le devis quantitatif finalisé (BoQ) mais qui deviennent nécessaires à l'achèvement du projet. Cela peut être dû (sans s'y limiter) à l'évolution et aux améliorations continues de la conception, à l'inclusion d'un produit meilleur et plus avancé pour faire face aux dernières technologies, aux conditions imprévues du site, aux difficultés pratiques d'exécution de la conception initiale et de sa modification, etc.
Un cas typique serait le renforcement d’une dalle de podium pour supporter la charge supplémentaire due aux éléments d’aménagement paysager. Conformément à la conception originale, les charges ont été mal calculées, ce qui a entraîné un défaut dans les barres d'armature en acier, et un cisaillement par poinçonnement a été observé, ce qui pourrait conduire à un effondrement structurel s'il n'est pas corrigé. Pour remédier à ce problème, un renforcement de la dalle devait être effectué et ce service n'était inclus dans aucun des BoQ émis et l'activité devait être considérée comme un élément du NT.
Un autre exemple serait la non-prise en compte des propriétés acoustiques dans les cloisons en plâtre dans une construction d'aménagement intérieur typique. Supposons que le BoQ sont attribués et l'intégration des fournisseurs est terminée. Le client a désormais l'intention de nommer un consultant en acoustique pour s'assurer que les salles de réunion et les cabines présentent les niveaux de décibels (dB) requis. Cette propriété acoustique permettant d'atteindre les niveaux de dB souhaités à l'intérieur des cabines n'était pas incluse dans la conception originale de la cloison en plâtre et devait être exploitée comme un élément NT.
Impact des éléments NT :
Les éléments NT peuvent avoir des impacts significatifs sur les projets de construction et certains des problèmes les plus graves comprennent :
- Implications financières : Étant donné que les articles sont neufs et ne faisaient pas partie des BoQ d'origine, cela entraînera des dépenses supplémentaires pour le fournisseur/entrepreneur. Une évaluation et une tarification parfaites sont essentielles pour éviter les dépassements de coûts et garantir qu’il ne s’agit pas d’une perte pour l’entrepreneur. Dans le cas de grands projets, où la phase de conception elle-même peut prendre plus de 12 à 14 mois, suivie de la phase d'approvisionnement et de construction, des évolutions de conception significatives peuvent survenir qui peuvent abandonner la conception précédente au profit d'une nouvelle conception, provoquant ainsi un changement dans la conception initiale et un coût supplémentaire pour acheter les nouveaux articles, négocier et arriver à un coût final.
- Dépassements de planning : Celles-ci sont causées par le temps supplémentaire/supplémentaire nécessaire pour rechercher de nouvelles exigences et les finaliser au moyen de plusieurs cycles de maquettes, ce qui affecte finalement le calendrier. Le calendrier de référence initial peut ne pas tenir compte de ces retards, car ces tampons ne sont souvent pas inclus, ce qui entraîne des impacts importants sur les délais du projet.
- Problèmes contractuels : Comme ces articles sont nouveaux et n'étaient pas pris en compte dans les BoQ d'origine, il peut y avoir des litiges potentiels sur le taux unitaire entre le vendeur et le client. La finalisation et l'accord sur les tarifs peuvent retarder l'émission du bon de commande (PO) révisé permettant au fournisseur de se procurer le nouvel article.
Bonnes pratiques dans la gestion des éléments NT :
Voici quelques moyens par lesquels nous pouvons gérer et réduire l’impact des éléments NT :
- Planification détaillée du projet : Une planification méticuleuse et une évaluation des risques à intervalles réguliers sont essentielles. Une discussion ouverte avec le client sur les changements anticipés peut aider à minimiser les surprises.
- Dispositions contractuelles: Outre les principaux éléments inclus dans les BoQ d'origine, il doit également capturer les éléments qui peuvent à un moment donné s'avérer être des éléments NT en les incluant en tant qu'éléments à taux uniquement (R/O). Cela nécessitera un brainstorming approfondi de la part de l'architecte et du client pendant la phase de conception détaillée.
- Expertise en approvisionnement : Pour les grands projets, des professionnels qualifiés en matière d'approvisionnement (une équipe de consultants en coûts) doivent être intégrés pour gérer les articles NT, car ils peuvent se procurer les articles NT à des prix compétitifs. Cela peut être fait en fournissant une BoQ avec l'élément NT utilisé dans un autre projet et en ajoutant les frais généraux (normalement 10 %) au fournisseur. L'autre méthode consiste à dériver un tarif pour le nouvel article auprès du consultant en coûts.
- Budget de prévoyance : Il devrait y avoir un budget séparé réservé pour accueillir les éléments du NT afin d'assurer une résilience financière en cas de changements.
- Documenter les modifications : Une documentation précise et détaillée est essentielle du point de vue de l'audit lors de la clôture des éléments. L'un des meilleurs moyens qui s'est avéré efficace consiste à configurer un système de dossiers comme suit :
- La description de l'article et les détails du fournisseur – Il s'agira d'un petit résumé sur la façon dont l'article a été inclus en tant qu'article NT avec les détails du fournisseur.
- GFC initial (bon pour la construction) – Cela doit inclure la liste complète des dessins initiaux qui ont été partagés dans le cadre du package d'origine.
- GFC final – Comprend le dessin final basé sur l'exigence révisée dans le cadre du changement. Il peut également s'agir d'un dessin d'atelier, approuvé par l'architecte.
- Approbation de l'admissibilité de l'article – Cela inclut l'approbation technique du côté client pour garantir que celui-ci a été accepté par le client et qu'il est prêt à partir pour des discussions commerciales.
- Devis des fournisseurs – Cette phase comprend les différents devis soumis par les fournisseurs jusqu'au devis final du fournisseur.
- Recommandation – Cette recommandation inclut l'implication du consultant en coûts et du consultant en gestion de projet (PMC) avec leurs tarifs basés sur leurs recherches.
- Approbation commerciale – Une fois les devis finaux du fournisseur et la recommandation du consultant en coûts et de PMC reçus, la décision finale doit être prise par le client. Cela constitue l'approbation finale et le message pour lequel les BoQ sont révisés et des bons de commande nouveaux ou modifiés sont émis.
Gestion de projet efficace grâce à la planification CPM :
Dans le domaine de la gestion de projets de construction, la mise en œuvre de méthodologies de planification robustes est primordiale. L’un de ces outils indispensables est la méthode du chemin critique (CPM). La planification CPM joue un rôle central dans la prévision des défis potentiels, notamment l'incorporation d'éléments sans appel d'offres (NT), et dans la garantie que les projets restent sur la bonne voie.
La planification CPM permet une visualisation complète des délais du projet, mettant en évidence les tâches critiques et leurs interdépendances. En utilisant le CPM, les chefs de projet peuvent identifier les retards potentiels causés par les éléments NT et ajuster les calendriers en conséquence. Cette approche proactive aide à minimiser les dépassements de calendrier, une répercussion courante des changements imprévus dans les projets de construction.
Pour une exploration détaillée de la façon dont la planification CPM contribue à une gestion de projet efficace, vous pouvez vous référer à ce guide détaillé sur Planification CPM dans la construction. Cette ressource explore les subtilités du CPM, fournissant des informations précieuses sur son application et ses avantages pour des projets de construction de différentes échelles.
L'intégration de la planification CPM dans votre cadre de gestion de projet, parallèlement aux meilleures pratiques évoquées précédemment, peut renforcer considérablement votre capacité à relever les défis posés par les éléments non soumis à appel d'offres et d'autres aspects dynamiques des projets de construction.
Conclusion:
Les éléments sans appel d'offres sont inévitables dans la plupart des projets de construction en raison de la nature très dynamique des projets. Bien que cela puisse nuire au respect des délais prévus et du budget initial, une gestion efficace grâce à une planification et une documentation appropriées des changements peut aider à minimiser leur impact négatif.
