Les entreprises du secteur de la construction peuvent profiter des nombreuses logiciel de gestion de la construction innovations qui leur sont accessibles à l'ère moderne. Ces innovations peuvent être utilisées pour rendre les activités de construction plus précises, efficaces et rentables que jamais.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de construction?
Logiciel de gestion de la construction est un outil de gestion de projet qui a été conçu spécifiquement pour les professionnels de l'industrie de la construction. Ce logiciel est utilisé pour rationaliser les processus qui sont généralement exécutés manuellement, et peut également être utilisé pour faciliter la communication et la prise de décision. Cependant, logiciel de gestion de la construction sert aussi un autre but : protéger les documents de construction.
Pourquoi gérer vos documents avec un logiciel de gestion de construction ?
La manipulation, l'organisation, le stockage et la récupération de documents physiques peuvent être une corvée. Ce sont des tâches chronophages qui entraînent souvent des inefficacités et des retards dans le projet.
Pour aggraver les choses, la manipulation de ces documents à la main pourrait entraîner un mauvais suivi du projet et des rapports financiers inexacts. Les pièges de la manipulation de documents physiques dans l'industrie de la construction sont apparemment sans fin.
Pour aider à lutter contre ces problèmes, de nombreuses entreprises de construction ont commencé à numériser leurs documents et à les organiser à l'aide de logiciel de contrôle des documents de construction.
Numérisation de documents
Les documents de construction peuvent être numérisés de la même manière que les autres documents sont numérisés : à l'aide d'un scanner. Cependant, les documents de l'industrie de la construction tels que les plans de construction ont tendance à être beaucoup plus volumineux que les documents traditionnels utilisés dans d'autres industries. En conséquence, les documents de construction doivent être numérisés à l'aide de scanners spéciaux grand format.
Ces numérisations sont généralement enregistrées sous forme d'images haute résolution qui capturent les moindres détails des plans de construction. Ces images haute résolution sont ensuite téléchargées sur des nuages en ligne où elles peuvent être organisées, gérées et modifiées à l'aide du logiciel de gestion de construction.
La numérisation des documents permet aux entreprises d'économiser du papier et de l'espace de stockage. Ces documents numériques sont beaucoup plus faciles à récupérer, partager et modifier que les documents physiques.
Les documents physiques sont également sujets à l'usure et peuvent s'estomper avec le temps. Ce problème peut s'avérer coûteux si le document contient des détails importants et ne comporte aucune copie de sauvegarde.
Comment un logiciel de gestion de construction peut protéger les documents de construction
Une fois les documents de construction numérisés, ils peuvent être téléchargés sur des serveurs cloud en ligne. Cela facilite l'organisation, la visualisation et le partage de ces documents.
Les clouds de stockage sont alimentés par des serveurs sécurisés qui limitent l'accès aux fichiers enregistrés sur le cloud. Les employés qui ont besoin d'accéder à ces documents numériques peuvent simplement se connecter au serveur cloud à l'aide de leurs identifiants de connexion sécurisés via un ordinateur ou un téléphone disposant d'un accès Internet.
Les documents de construction numérisés peuvent être facilement ajoutés au logiciel de gestion de la construction et peuvent être stockés dans leurs systèmes de gestion de documents.
Cela permet aux travailleurs de visualiser leurs documents sur le terrain à l'aide de leurs appareils numériques qui ont accès au logiciel de gestion de la construction. De telles dispositions peuvent être utilisées pour économiser des tonnes de papier chaque année et garantir que les documents sont disponibles chaque fois qu'ils sont nécessaires.
Les gestionnaires de construction peuvent gagner beaucoup de temps en utilisant un logiciel de gestion de construction pour récupérer et afficher des documents. Ces gains d'efficacité peuvent réduire les retards des projets, rendre la budgétisation plus précise et améliorer la planification des activités.
De plus, vous pouvez (et devez) numériser vos contrats. Avec logiciel de gestion des contrats de construction gérer les contrats pour vous, il est plus facile d'obtenir une visibilité complète de l'ensemble du processus et du cycle de vie des contrats. Il réduit également considérablement les erreurs et vous permet de surveiller les sous-traitants pendant qu'ils travaillent. Vous obtenez des informations précieuses sur ce qu'ils font réellement, dans quelle mesure ils le font et s'il y a des problèmes. De cette façon, l'ensemble de la portée du travail est traité en temps opportun sans aucun problème majeur en cours de route.
Lorsque les documents sont organisés, les responsables de la construction ont plus de facilité à identifier et à résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent. Ces problèmes pourraient mettre en péril la sécurité des travailleurs, la numérisation des documents est donc devenue une nécessité pour garantir un environnement de travail plus sûr.
Sauvegarde de documents
Les documents physiques sont sujets à l'usure à chaque fois qu'ils sont récupérés et partagés. Au fil du temps, certains de ces documents peuvent également être perdus ou égarés. Ces problèmes peuvent être évités en numérisant les documents et en les téléchargeant sur des serveurs cloud. La numérisation rend essentiellement ces documents insensibles à l'usure physique.
Si l'appareil utilisé par les responsables de la construction pour afficher ces documents tombe en panne ou tombe en panne, les documents peuvent toujours être récupérés via le cloud de stockage. La défaillance de cet appareil n'a aucunement affecté le document, ce qui rend cet arrangement idéal pour stocker des documents précieux ou sensibles que les entreprises de construction ne peuvent se permettre de perdre en aucune circonstance.
Systèmes de gestion de documents
Les documents stockés sur le système de gestion de documents du logiciel de gestion de la construction peuvent être organisés de manière à faciliter la localisation et la récupération de ces documents.
Les entreprises de construction conservent souvent des documents de projets passés pour les utiliser dans des projets futurs. Ces documents peuvent être récupérés et consultés à l'aide du logiciel de gestion de construction. Les données contenues dans ces documents peuvent être exportées du document original et importées dans de nouveaux.
Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour planifier les budgets des projets futurs et pour rationaliser les processus de ces projets en utilisant les connaissances acquises lors des précédents. Cela permet aux directeurs de construction d'effectuer une meilleure planification que jamais.
Les gestionnaires n'ont plus à se soucier de rechercher d'anciens documents en passant au crible des piles de dossiers pour trouver une seule information. Lorsque les documents sont téléchargés dans le système de gestion de documents, ils peuvent être triés par ordre alphabétique, par date ou organisés dans divers dossiers dans lesquels il est facile de naviguer.
Les documents qui ont été téléchargés sur le logiciel de gestion de la construction peuvent également être partagés électroniquement avec d'autres personnes dans le monde. Cela permet d'économiser sur les coûts, le papier et le temps qui seraient consacrés à l'envoi de documents physiques aux employés ou aux clients dans d'autres pays.
Des systèmes fiables
Les logiciels de gestion de construction sont connus pour leur fiabilité. La plupart des entreprises qui proposent un logiciel de gestion de la construction proposent également des services d'assistance aux clients qui rencontrent des problèmes d'utilisation du logiciel.
Si le logiciel tombe en panne ou échoue chez le client, les fabricants de logiciels peuvent être en mesure de récupérer toutes les données enregistrées sur le logiciel et de les partager avec leurs clients. Les pertes de données peuvent être dévastatrices pour la plupart des entreprises, mais elles sont particulièrement coûteuses et dangereuses pour les entreprises du secteur de la construction qui comptaient sur ces données pour mener à bien des projets urgents.
Si vous dirigez une entreprise dans le secteur de la construction, pensez à numériser vos documents et à les organiser à l'aide d'un logiciel de gestion de construction. Ces solutions deviennent rapidement une nécessité pour toutes les entreprises du secteur de la construction qui souhaitent rester compétitives.
