Vous avez souvent entendu des gens dire que le changement est inévitable, et c'est certainement vrai lorsqu'il s'agit de projets de construction. Malgré la présence de plans, de devis et d'un devis détaillé, la nécessité d'apporter des modifications sur un projet se fera sentir. Ces changements peuvent être le résultat d'hypothèses incorrectes dans la conception d'origine, d'erreurs ou d'omissions dans les documents contractuels, d'exigences de sécurité, de problèmes de contrôle de la qualité, d'actes de la nature, etc. Une gestion de projet réussie va au-delà de la surveillance de la portée, du maintien du calendrier, du contrôle des coûts, de la priorité à la sécurité et de la garantie de la qualité. Les modifications apportées au projet, quelle qu'en soit la raison sous-jacente, doivent également être gérées.
Comprendre les ordres de modification
Avant de déterminer ce qui entre dans un modèle d'ordre de modification technique, il est important de comprendre comment les changements sont pris en compte sur un projet. Lorsqu'un entrepreneur obtient un travail, il y a un contrat qui est convenu qui dicte les exigences pour ce travail. Il existe un plan original que l'entrepreneur ou le constructeur accepte avec le client ou le propriétaire, impliquant plusieurs éléments clés du projet :
- Portée des travaux : Elle définit l'ensemble des travaux à réaliser par l'entreprise de construction.
- Calendrier : Le délai convenu pour terminer chaque activité requise pour le projet.
- Coût : Le coût total pour terminer le travail tel que défini par le contrat et le type de contrat.
Les écarts par rapport à l'un de ces facteurs constituent des modifications du contrat. Lorsque le besoin d'un changement est identifié, une demande de modification doit être soumise pour discussion, examen, approbation et mise en œuvre.
Gestion des modifications de contrat
Il est essentiel qu'un processus formel d'ordre de modification soit établi pour un projet. Certains clients ou propriétaires peuvent avoir un processus existant qui comprend un formulaire de demande de modification de commande qu'ils ont créé. Un processus formel permet non seulement de standardiser la manière dont les changements sont traités, mais aussi de minimiser le temps nécessaire à leur mise en œuvre. Bien que le changement soit inévitable, il est dans le meilleur intérêt de la performance du projet de minimiser l'impact du changement. Si du travail doit être ajouté à la portée, du temps ajouté au calendrier ou des fonds ajoutés au budget, les modifications doivent être optimisées pour le moins d'impact. Par exemple, si un changement est nécessaire pour résoudre un problème sur le terrain, la solution la plus rentable et la plus rapide est la plus idéale. Le processus d'ordre de modification lui-même ne devrait pas affecter de manière disproportionnée l'avancement du projet.
Élaboration d'un formulaire d'ordre de modification de construction
Parce qu'une procédure formelle d'ordre de modification est essentielle, il est important d'élaborer un formulaire d'ordre de modification de construction. S'il en existe un, il vaut la peine de discuter s'il doit être modifié en fonction des caractéristiques et des exigences du projet. La tenue à jour des documents et des dossiers du projet est une qualité clé d'un projet bien géré. Il doit y avoir une uniformité dans le suivi des détails d'une modification demandée à partir du moment où elle est identifiée jusqu'à ce qu'elle soit incluse dans l'enregistrement du projet. Ce formulaire de demande de modification doit suivre au minimum les informations suivantes :
- Détails du projet : cela inclut le nom du projet et les détails d'identification tels que l'ID du projet, le numéro de contrat, le numéro de contrôle ou les informations d'autorisation de travail. Le nom de l'entrepreneur et du propriétaire ou du client doit également être inclus.
- ID de commande de modification : il doit y avoir un ID unique pour chaque demande de commande de modification. Il s'agit souvent d'une simple valeur numérique, par exemple : Ordre de modification #1.
- Description : Ce champ identifie le changement proposé. Cela devrait être simple et direct. Par exemple, « Ajoutez une entrée de béton préfabriqué à la station 25+45 ».
- Justification : Une justification claire de l'ordre de modification doit être fournie. Il doit expliquer la nécessité du changement et comment le problème a commencé. Y a-t-il eu une erreur dans les plans ? Les conditions sur le terrain étaient-elles différentes de ce qui était indiqué dans les dessins, les spécifications ou les rapports ? S'agit-il d'un changement demandé par le propriétaire ? La justification doit expliquer succinctement le problème et justifier le changement proposé.
- Répartition des coûts : une liste détaillée des coûts basée sur le nombre de travailleurs, les heures travaillées, l'équipement utilisé, les matériaux achetés, les coûts des sous-traitants et d'autres majorations autorisées doit être affichée. Si une demande de changement total est de 20,000 10 $, il devrait y avoir une ventilation indiquant comment le coût est dérivé. Par exemple, 5 ouvriers x 10 jours x 20.00 heures/jour x 10,000 $/heure = 5,000 5,000 $ pour la main-d'œuvre. Supposons que les coûts d'équipement soient de 20,000 XNUMX $ et que l'entrée à installer soit de XNUMX XNUMX $. Le coût total de la commande de modification (en supposant qu'il n'y ait pas d'autres majorations) serait de XNUMX XNUMX $.
- Composante temporelle : un formulaire de commande de changement d'entrepreneur devrait également inclure les jours qui doivent être ajoutés à l'horaire pour le changement proposé. Une justification du nombre de jours peut être incluse dans le formulaire ou effectuée dans une analyse d'impact sur le temps distincte, selon les exigences du propriétaire.
- Feuilles ou spécifications affectées : Si le changement a un impact sur des plans ou des spécifications, cela doit être noté ici pour le dossier.
- Documents connexes : Parfois, les demandes de changement découlent d'une demande d'information (RFI) d'un entrepreneur ou d'une soumission. Cette information doit être notée sur le formulaire.
- Source de financement : Certains contrats ou accords de financement peuvent contenir un libellé concernant les raisons du changement. Par exemple, une erreur dans les plans peut être couverte par des fonds fédéraux, mais un conflit de services publics sur le terrain ne peut être payé qu'avec l'argent du gouvernement local ou de l'État. le formulaire d'ordre de modification de construction devrait prendre note de cela.
- Examen et remerciements des signataires : Le formulaire doit documenter les diverses approbations requises pour l'approbation et l'acceptation formelles.
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